Tezin en çok göze batan sayfası içindekilerdir: jüri önce oraya bakar, danışman başlık düzenini oradan okur, enstitü sayfa numaralarını oradan denetler. Buna karşılık en çok elle yazılan sayfa da odur. Başlıkları alt alta yazıp noktaları klavyeden basmak ilk bakışta kolay görünür; ama her düzeltmede numaralar kayar, yeni bir alt başlık eklenince sıra bozulur ve son gece "sayfa 43 nerede" telaşı başlar.
Bu yazı Word 365'in Türkçe arayüzündeki gerçek menü adlarıyla, içindekiler tablosunu doğru kurmanın yolunu anlatır: önce başlıkları Word'e tanıtacaksınız, sonra tabloyu ekleyip kılavuzunuza göre ayarlayacaksınız, en sonda da alan güncelleme alışkanlığını kazanacaksınız. Sondaki bölümde aynı işin Puntom'da nasıl tek adıma indiğini görürsünüz; ama Word'de neyin neden yapıldığını bilmek, hangi aracı kullanırsanız kullanın işinize yarar.
Önce ilke: içindekiler yazılmaz, üretilir
Word'de içindekiler tablosu bir alandır (field). Belgedeki başlık stillerini tarar, başlık metnini ve bulunduğu sayfayı listeler. Siz yazmazsınız; Word üretir. Bunun iki sonucu var:
- Word yalnız başlık stili taşıyan paragrafları görür. Kalın ve büyük harfle yazılmış ama stili "Normal" kalmış bir satır, gözünüze başlık görünse de Word için düz metindir ve tabloya girmez.
- Tablo kendiliğinden yenilenmez. Belgeyi değiştirdikten sonra alanı güncellemeniz gerekir; aksi hâlde sayfa numaraları eski kalır.
Bu iki cümleyi aklınızda tutarsanız yazının kalanı ayrıntıdır.
Adım 1: Başlıkları Word'e tanıtın (Giriş › Stiller)
- Bölüm başlığınızın üzerine tıklayın (örneğin "GİRİŞ" ya da "BÖLÜM 1").
- Giriş sekmesinde Stiller galerisinden Başlık 1'i seçin.
- Alt başlıklarda (1.1, 1.1.1) aynı yolla Başlık 2 ve Başlık 3 verin.
- Tüm belgeyi bu düzenle gözden geçirin. Görünüm › Gezinti Bölmesi'ni açarsanız (Ctrl+F sonra Başlıklar sekmesi) hangi satırların başlık sayıldığını solda ağaç olarak görürsünüz; ağaçta görünmeyen başlık tabloya da girmez.
Başlık stilinin görünümü (yazı tipi, punto, kalınlık, büyük harf) kılavuzunuza uymuyorsa stili silmeyin, değiştirin: Stiller galerisinde Başlık 1'e sağ tıklayıp Değiştir deyin, yazı tipini ve puntoyu ayarlayın. Böylece stil hem içindekilere girer hem de kılavuzun istediği gibi görünür. Kılavuzunuzun başlık kuralı için üniversite kılavuz sayfalarına bakabilirsiniz; her sayfada başlık düzeyi, biçimi ve numara noktası tabloda yazılıdır.
Bir ipucu: bazı öğrenciler başlıkları numaralarıyla birlikte elle yazar ("2.1 Yöntem"). Bu, tabloya girmeye engel değildir; ama başlık eklediğinizde numaraları da elle kaydırmanız gerekir. Numaralandırmayı da Word'e bırakmak isterseniz çok düzeyli liste ile başlık stillerini bağlayabilirsiniz; bu ayrı bir yazının konusu.
Adım 2: İçindekiler sayfasını hazırlayın
İçindekiler genellikle özetten sonra, ilk bölümden önce gelir; sırayı kılavuzunuz belirler. Tablonun kendi sayfasında başlaması için:
- İçindekilerin geleceği yere imleci koyun.
- Düzen › Kesmeler › Sonraki Sayfa ile bir bölüm sonu ekleyin. Sayfa sonu yerine bölüm sonu kullanmanın nedeni sayfa numaralandırmasıdır: ön bölüm Roma rakamı, ana bölüm Arap rakamı isteniyorsa ikisinin ayrı bölümlerde olması gerekir. Sayfa numaraları için ayrıca Ekle › Sayfa Numarası adımları gerekir; bu yazıda içindekilerle sınırlı kalıyoruz.
- Sayfanın en üstüne "İÇİNDEKİLER" yazın. Bu satıra Başlık 1 vermeyin; verirseniz Word onu da tabloya alır. Kılavuzunuz "İÇİNDEKİLER kelimesi büyük harf, koyu, 12 punto" gibi bir biçim istiyorsa Normal stilden türetilmiş ayrı bir stil kullanın.
Adım 3: Tabloyu ekleyin (Başvurular › İçindekiler)
- Boş satıra imleci koyun.
- Başvurular sekmesinde en solda İçindekiler düğmesine tıklayın.
- Galeride iki hazır seçenek görürsünüz: Otomatik Tablo 1 ve Otomatik Tablo 2. İkisi de üç düzey gösterir ve başına kendi "İçindekiler" başlığını ekler. Kılavuza uygunluk için çoğu tezde bunlar yeterli olmaz; listenin altındaki Özel İçindekiler Tablosu... seçeneğini kullanın.
Açılan İçindekiler penceresinde şunları ayarlayın:
| Ayar | Ne yapar | Tez kılavuzlarında sık istenen |
|---|---|---|
| Sayfa numaralarını göster | Her satırın sağına sayfa numarası koyar | İşaretli |
| Sayfa numaralarını sağa hizala | Numaraları sağ kenara yaslar | İşaretli |
| Sekme öncü | Başlık ile numara arasındaki dolgu | Noktalı (......) |
| Düzey göster | Kaç başlık düzeyi listelenecek | 3 ya da 4; kılavuza bakın |
| Biçimler | Hazır görünüm seti | "Şablondan" bırakın, stilleri kendiniz düzenleyin |
Tamam deyince tablo oluşur. Gri arka plan yalnız ekranda görünür, yazdırmada ve PDF'te çıkmaz; tablonun alan olduğunu hatırlatır.
Düzey ve stil eşlemesini değiştirmek
Kılavuzunuz dört düzey istiyor ama tablo üç gösteriyorsa Düzey göster değerini 4 yapın. Belgede Başlık 1 dışında bir stil kullanıp onu da tabloya almak istiyorsanız aynı pencerede Seçenekler... düğmesine basın; her stilin yanına hangi düzeyde görüneceğini (1, 2, 3...) yazın. Ön bölüm başlıklarının (ÖZET, TEŞEKKÜR) içindekilerde düzey 1 gibi görünmesini isteyen kılavuzlar için bu eşleme pratik bir çözümdür: o başlıklara ayrı bir stil verip Seçenekler'de 1 yazarsınız.
Tablonun görünümünü kılavuza uydurmak
Tablo satırları İçindekiler 1, İçindekiler 2, İçindekiler 3 adlı stillerden beslenir (İngilizce Word'de TOC 1, TOC 2). Yazı tipi, punto, kalınlık, satır aralığı ve girinti kurallarını buradan verirsiniz: İçindekiler penceresinde Değiştir... düğmesine basın, ilgili stili seçip Değiştir deyin. Örneğin bir kılavuz ana bölüm girdilerinin kalın ve büyük harf, alt girdilerin düz olmasını isterse İçindekiler 1'i kalın yapıp diğerlerine dokunmazsınız. Girintiyi de bu stillerdeki paragraf ayarından yönetin; boşluk tuşuyla girinti vermeyin, güncellemede kaybolur.
Adım 4: Alanları güncelleyin (F9)
Tablo bir kere eklendikten sonra belge değiştikçe eskir. Güncelleme yolları:
- Tabloya sağ tıklayın, Alanı Güncelleştir deyin. Açılan pencerede Yalnızca sayfa numaralarını güncelleştir (hızlı, başlık metinleri değişmediyse) ya da Tüm tabloyu güncelleştir (yeni başlık eklediyseniz) seçin.
- Klavyeden: tabloya tıklayıp F9'a basın. Tüm belgedeki alanları (içindekiler, şekil ve tablo listeleri, sayfa numaraları, çapraz başvurular) tek seferde güncellemek için Ctrl+A ile her şeyi seçin, sonra F9.
- Kalıcı çözüm: Dosya › Seçenekler › Görüntü altında Yazdırmadan önce alanları güncelleştir kutusunu işaretleyin. Word her yazdırma ve PDF'e kaydetme öncesinde alanları kendisi yeniler.
Teslimden hemen önce şu üç adımı tekrarlayın: Ctrl+A, F9, Tüm tabloyu güncelleştir. Bu alışkanlık, kenar boşluğu ya da yazı tipi değiştirmek gibi sayfa akışını etkileyen her düzeltmeden sonra da gerekir. Teslim öncesi diğer maddeler için tez biçimlendirme kontrol listesi sayfasını kullanabilirsiniz.
Sık yapılan hatalar ve çözümleri
Tabloda düz metin satırları görünüyor. Bir paragrafa yanlışlıkla Başlık stili verilmiştir; genellikle bir başlığın altında Enter'a basıp yeni satıra yazınca olur (yeni paragraf başlığın stilini alır). O satırı Normal stile döndürün ve tabloyu güncelleyin.
Başlık iki satıra bölünüp tabloda uzun görünüyor. Başlık metninde satır kesmesi (Shift+Enter) varsa Word onu da tabloya taşır. Kılavuz iki satırlı ana bölüm başlığı istiyorsa ("BÖLÜM BİR" üstte, başlık altta) bu normaldir; istemiyorsa satır kesmesini kaldırın.
Sayfa numaraları hepsi aynı ya da sıfır. Belgede sayfa numarası alanı yoktur ya da bölüm numaralandırması "önceki bölümden devam" kapalıdır. Önce Ekle › Sayfa Numarası ile numaraları düzeltin, sonra tabloyu güncelleyin.
Tabloya tıklayınca tümü griye dönüyor ve yazı yazılamıyor. Alan içindesiniz. Alanı elle düzenlemeyin; yaptığınız her değişiklik bir sonraki güncellemede silinir. Değişiklik başlıkta yapılır, tablo güncellenir.
Kılavuz "başlıklar ile sayfa numaraları arası nokta ile doldurulmalı" diyor, tabloda çizgi var. Özel İçindekiler Tablosu penceresinde Sekme öncü'yü noktalı seçeneğe alın; mevcut tabloyu silip yeniden eklemeniz gerekmez, Tamam dediğinizde Word tabloyu değiştirmeyi önerir.
Şekiller ve tablolar listesi de gerekiyor. Bu, içindekilerden ayrı bir alandır: şekil yazılarını Başvurular › Resim Yazısı Ekle ile eklediyseniz Başvurular › Şekiller Tablosu Ekle ile "Şekil" etiketi için bir liste, aynı yolla "Tablo" etiketi için ikinci bir liste oluşturabilirsiniz. Elle yazılmış "Şekil 1." metinleri bu listeye girmez.
Puntom bunu nasıl yapıyor
Puntom'da İçindekiler Tablosu modülü, yukarıdaki dört adımın çıktısını sizin yerinize üretir: belgenizdeki başlık stillerini okur, kılavuzunuzun istediği derinlikte (örneğin 4 düzey) ve dolguda (nokta) gerçek bir Word içindekiler alanı yazar; şekiller ve tablolar listesi için ayrı Şekil ve Tablo Listeleri modülü aynı işi yapar. Stil verilmemiş, yalnız kalın yazılmış başlıklarınız varsa Otomatik Başlık Algılama modülü onları tanıyıp başlık stili atar; böylece Adım 1'i de kısaltır.
Değişmeyen tek şey Adım 4: kesin sayfa numaralarını her zaman Word hesaplar. Bu yüzden indirdiğiniz belgeyi Word'de açıp Ctrl+A ve F9 ile alanları bir kez güncellemek gerekir; sık sorulan sorularda bu adımı ayrıca anlatıyoruz. Belgeniz bu süreçte tarayıcınızın içinde işlenir, hiçbir sunucuya gönderilmez. Kılavuzunuz listede ise içindekiler derinliği, nokta dolgusu ve başlık biçimi kılavuzu seçtiğiniz anda ayarlanır; değilse kullanım kılavuzundaki ayarlardan kendiniz seçersiniz.
Kısa özet
- Başlıklara Giriş › Stiller ile Başlık 1, 2, 3 verin; Gezinti Bölmesi'nde doğrulayın.
- İçindekiler sayfasını Düzen › Kesmeler › Sonraki Sayfa ile ayırın; "İÇİNDEKİLER" satırına başlık stili vermeyin.
- Başvurular › İçindekiler › Özel İçindekiler Tablosu ile düzey sayısını, nokta dolgusunu ve İçindekiler 1-4 stillerini kılavuza göre ayarlayın.
- Her değişiklikten ve teslimden önce Ctrl+A, F9, Tüm tabloyu güncelleştir.
Bu dört adım, tezin en çok bakılan sayfasını en az uğraştıran sayfaya çevirir.